Erfolgreiches Zeitmanagement mithilfe des Pareto-Prinzips

Im Berufsleben gibt es Aufgaben, die jeder am liebsten so weit wie möglich aufschiebt – in der Hoffnung, sie aus irgendeinem Grund vielleicht gar nicht erledigen zu müssen. Denn der Berg an weiteren Herausforderungen ist riesig, wodurch einige Menschen zunächst überfordert sind und nicht wissen, mit welchen Aufgaben sie starten sollten. Doch wie löst man dieses Problem?

Das Pareto-Prinzip, welches nach seinem italienischen Erfinder Vilfredo Pareto benannt ist, kann Abhilfe leisten. Es besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Somit benötigen die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse mit 80 Prozent die meiste Arbeit. Diese 80/20-Regel kann auf die verschiedensten Lebensbereiche übertragen werden, so auch auf zahlreiche wirtschaftliche Situationen oder das alltägliche Zeitmanagement im Berufsleben. Hier einige Beispiele, die das Pareto-Prinzip veranschaulichen:

  • 80 % der Anrufe werden mit 20 % der gespeicherten Kontakte geführt
  • 20 % der Mitarbeiter eines Unternehmens sind für 80 % der Krankheitstage verantwortlich
  • 20 % der Kunden oder Produkte erzeugen 80 % des Umsatzes eines Unternehmens
  • 20 % der Angestellten sind für 80 % des Gewinns eines Unternehmens verantwortlich

Bezogen auf den Jobkontext heißt das: Mithilfe der richtigen Priorisierung lassen sich mit 20 Prozent der Anstrengungen häufig schon 80 Prozent der gesamten Arbeit erledigen. Das bedeutet auch, dass in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit 80 Prozent der aufgetragenen Aufgaben bewältigt werden können. Daher lohnt es sich, sich besonders auf diese 20 Prozent zu konzentrieren, da sie den Großteil der Arbeit beinhalten. Somit lehrt das Pareto-Prinzip, Prioritäten zu setzen und Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Überflüssige Handlungen und Zeitverschwendungen sollten weitestgehend vermieden werden, da sie nicht zur Erreichung des eigentlichen Ziels beitragen. Um die entscheidenden Aufgaben zu erkennen, kann die Erstellung einer Prioritätenliste helfen, beispielsweise mit den drei Kategorien sehr wichtig, wichtig und weniger wichtig.

Insbesondere bei täglich anfallenden oder kleineren Aufgaben ist es sinnvoll, die 80/20-Regel zu berücksichtigen. Beispielsweise beim Schreiben einer Mail an einen guten Kollegen oder beim Erstellen einer Präsentation: Hier steht der wichtige Inhalt schon nach 20 Prozent der üblichen Zeit für das Verfassen einer solchen Mail oder Präsentation, die restlichen 80 Prozent sind meist nur Verschönerungen oder sprachliche Umformulierungen, die sowieso nur der Verfasser selbst im Detail bemerkt. Daher sollte bei kleineren Aufgaben auch mal bei 80 Prozent Halt gemacht und die neu gewonnene Zeit genutzt werden, um sich den wirklich wichtigen Dingen zu widmen.

Gleiches gilt für die Einarbeitung eines neuen Kollegen, wenn zusätzlich zahlreiche weitere Aufgaben auf der To-Do-Liste stehen: Wichtig ist, dem neuen Angestellten die relevanten Zusammenhänge und Handlungen zu erklären, damit dieser direkt mit seiner Arbeit starten kann. Also reicht es zunächst völlig aus, nur 80 Prozent der Informationen in 20 Prozent der Zeit zu erklären, da diese den Großteil der Details bereits enthalten. So können andere wichtige Aufgaben in der restlichen Zeit erledigt werden.

Im Alltag ist es somit hilfreich, sich häufiger die Frage zu stellen: „Welche Aufgaben sind wirklich wichtig für die Erreichung meiner Ziele?“ und sich vor Augen zu führen, wie viel Zeit mithilfe des Pareto-Prinzips eingespart werden kann, wenn wir uns zunächst nur auf die wenigen wirklich wichtigen Arbeitsschritte konzentrieren.