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Zeitmanagement für "Chaoten"
Kennen Sie folgende Situation: Jedes Mal, wenn Sie in das Büro Ihres Kollegen kommen, packt Sie der Neid: Sein Schreibtisch ist stets aufgeräumt. Alle Akten und Briefe sind fein säuberlich in den Ablagen gestapelt. Und die Pinnwand über dem Schreibtisch wirkt stets so, als seien die Zettel mit der Wasserwaage aufgehängt worden. Von allem geht das Signal aus: Hier herrscht Ordnung; der Mann/die Frau hat seine/ihre Arbeit im Griff.
Ganz anders ist es in Ihrem Büro. Ihr Schreibtisch gleicht einem Schlachtfeld. Meist sind Sie mit mehreren Jobs zugleich beschäftigt. Wichtige Infos müssen Sie immer wieder unter Papierbergen hervorkramen. Und wenn Ihr Kollege am Abend sein Büro verlässt, sitzen Sie noch über Unterlagen gebeugt, weil Sie noch einen wichtigen Abgabetermin haben. Spätestens dann fluchen Sie vermutlich: Warum kriege ich das nicht in den Griff, obwohl ich bereits das dritte Zeitplanbuch gekauft habe? Und zudem beginnen Sie, am Nutzen jeglichen Zeitmanagements zu zweifeln.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn ja, dann zählen Sie vermutlich zu den Menschen, die beim Denken bevorzugt ihre rechte Gehirnhälfte benutzen. Das heißt, Sie denken weniger logisch abstrakt als assoziativ in Bildern. Dies ist nicht schlimm. Trotzdem haben Sie einen Nachteil. Das klassische Zeitmanagement spricht - wie die meisten Managementtheorien - primär Menschen an, die bevorzugt linkshirnig denken; das heißt Personen, die die Welt eher nüchtern analytisch und logischen Regeln folgend betrachten. So sind auch die Grundregeln des klassischen Zeitmanagements formuliert. Zum Beispiel: "Definieren Sie Ihre Jahresziele und leiten Sie dann daraus Monats-, Wochen- und Tagesziele ab." Ähnlich ist es bezogen auf die Tagesplanung. Hier lautet die Maxime: "Notieren Sie am Vorabend alle Tagesaufgaben. Sortieren Sie diese anschließend nach Wichtig- und Dringlichkeit." Und so weiter und so weiter, bis Sie anschließend aufgefordert werden, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten.
Mit solchen Tipps für linkshirnige "Ordnungs-Fanatiker" können rechtshirnige "Chaoten" wenig anfangen. Daraus den Schluss zu ziehen, ein Zeitmanagement bringe Ihnen wenig, wäre falsch. Dies wäre ebenso verkehrt, wie sich der Illusion hinzugeben, dass Sie ein penibler Planer werden. Menschen sind verschieden. Das sollten Sie akzeptieren und Ihren Lösungsweg suchen.
Achten Sie, wenn Sie als "Rechtshirner" Ihre Arbeit planen, darauf, dass Ihnen Spielraum bleibt, um Flexibilität zu zeigen; des weiteren, dass Sie mit den Jobs "jonglieren" können. Sonst verlieren Sie den Spaß an Ihrer Arbeit, weil Sie sich in ein Korsett gesperrt fühlen. Beim Planen Ihres Arbeitstags sollten Sie nicht linear vorgehen. Also nicht notieren: Um 9 Uhr tue ich dieses und um 10 Uhr jenes. Definieren Sie Zeiträume, in denen Sie bestimmte Aufgabentypen erledigen - wie planerische oder administrative Aufgaben.
Visualisieren Sie zudem komplexere Aufgaben. Schreiben Sie zum Beispiel in die Mitte eines Blatts Papier eine Ihrer "großen" Aufgaben. Ordnen Sie dieser Aufgabe in einer Art Mindmap, dass heißt mittels Linien, die von der Hauptaufgabe ausgehen, alle Teilaufgaben zu, die Sie erledigen müssen, damit Sie Ihren Job erfüllen. So entsteht allmählich vor Ihren Augen ein Bild von Ihrer (Tages-)Aufgabe.
Sinnvoll ist es oft auch, mit To-do-Listen in Form von Post-it-notes zu arbeiten. Heften Sie die Blätter, auf denen die einzelnen Jobs stehen, zum Beispiel an Ihre Pinnwand oder kleben Sie diese an Ihren Computer. Wenn sich Ihre Prioritäten verschieben, ändern Sie einfach die Reihenfolge, in der die Zettel aufgehängt sind. So arbeiten Sie organisiert und vergessen zudem eine Aufgabe nicht, selbst wenn Sie diese zwischenzeitlich liegen lassen.
Besorgen Sie sich zudem verschiedenfarbige Textmarker und/oder Klebepunkte, denen Sie jeweils eine bestimmte Bedeutung zuordnen - zum Beispiel "wichtig" und "dringlich". So können Sie für sich ein System entwickeln, mit dem Sie einen Überblick über Ihre Jobs und Termine behalten.
Einen weiteren Vorteil hat die Zettelwirtschaft: Wenn Sie einen Job erledigt haben, können Sie jeweils einen Zettel zusammenknüllen und mit Schwung in den Papierkorb werfen. Dies ist für Sie gewiss ein Genuss.
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