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Die Zahl der Störungen reduzieren
Unangemeldete Besucher, klingelnde Telefone, Rat suchende Mitarbeiter - mit solchen Störungen kämpfen die meisten Fach- und Führungskräfte täglich. Entsprechend schwer fällt es ihnen, sich auf schwierige Arbeiten zu konzentrieren. Doch die Zahl der Störungen kann reduziert werden.
Vermutlich kennen Sie folgende Situation: Kaum bereiten Sie sich auf eine wichtige Besprechung beispielsweise mit Ihrem Vorgesetzten vor, steht ein Mitarbeiter in der Tür und will eine Auskunft. Nachdem Sie mit ihm ein kurzes Gespräch geführt haben, wollen Sie sich wieder in die Vorbereitung vertiefen. Doch kaum haben Sie Ihren Kopf über Ihre Unterlagen gebeugt, klingelt das Telefon. Ein wichtiger Kunde möchte eine Info haben. Ein, zwei Minuten später ist er wieder aus der Leitung. Erneut versuchen Sie, sich zu konzentrieren. Doch irgendwie sind Sie blockiert. Ihre Gedanken hängen noch dem soeben geführten Gespräch nach. Bis Sie sich wieder richtig konzentrieren können, vergeht eine gewisse Zeit. Doch kaum sind Sie in Ihre Aufgabe vertieft, Sie wissen es bereits, erfolgt die nächste Störung - zum Beispiel, weil Ihre Sekretärin mit der Unterschriftsmappe hereinspaziert.
So geht es vielen Fach- und Führungskräften. Untersuchungen zeigen, dass viele Manager alle fünf Minuten beim konzentrierten Arbeiten unterbrochen werden. Entsprechend verläuft ihre Konzentrationskurve. Sie gleicht einem Sägeblatt. Durch die zahllosen Unterbrechungen geht die Konzentration ständig auf und nieder. In einem solchen Arbeitsumfeld kann niemand effektiv arbeiten. Deshalb sollten Sie ab und an prüfen: Wie oft und wodurch werde ich häufig gestört? Was sind die schlimmsten "Zeitdiebe"? Haben Sie hierüber Klarheit, entdecken Sie sicher viele Ansatzpunkte, um Ihre Arbeitszeit effektiver zu gestalten.
Eine Möglichkeit besteht darin, dass Sie "stille Stunden" in Ihren Tagesablauf einplanen. In diesen Zeiten verbitten Sie sich jegliche Störung. Dann sind Sie für niemanden zu sprechen. Auch Ihr Telefon ist auf Ihre Sekretärin umgestellt. Auch wenn Sie keine Sekretärin haben, sind "stille Stunden" möglich. Dann vereinbaren Sie eben mit einem Kollegen zum Beispiel: Von 10 bis 12 Uhr stelle ich mein Telefon auf Dich um. Dafür nehme ich von 14 bis 16 Uhr Deine Telefonate entgegen.
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Arbeitseffektivität zu erhöhen, besteht darin, dass Sie Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, dann erledigen, wenn erfahrungsgemäß wenig Störungen erfolgen. Dies ist zum Beispiel morgens vor neun Uhr der Fall. Außerdem nachmittags nach 16 Uhr, wenn sich viele Arbeitnehmer bereits auf den Feierabend vorbereiten.
Doch Vorsicht! Glauben Sie nicht, Sie könnten jegliche Störung vermeiden. Dies ist eine Illusion. Immer wieder ergibt sich Unvorhergesehenes, das Sie in Ihrem Tagesplan nicht vorgesehen haben. Deshalb mein Tipp: Verplanen Sie nur 50 bis 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit, und lassen Sie Freiräume für Unvorhergesehenes und Spontanes. Schließlich wollen und sollen Sie ja flexibel sein.
Dies ist auch aus folgendem Grund nötig: Die meisten Menschen neigen dazu, die Zeit zu unterschätzen, die sie für eine Arbeit brauchen. Deshalb sind zeitliche Puffer nötig. Zudem vergessen viele: Jeder Mensch braucht schöpferische Pausen. Niemand kann acht oder gar zwölf Stunden voll konzentriert durcharbeiten.
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