Prioritäten setzen
Viele Fach- und Führungskräfte leiden unter einem großen Arbeitsdruck, weil sie Aufgaben nicht klassifizieren und delegieren können. Deshalb verzetteln sie sich und vergeuden Ihre Zeit mit Bagatell-Aufgaben.
Ertappen Sie sich auch manchmal dabei, dass Sie Aufgaben erledigen, die Sie an Kollegen, Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegieren könnten? Wenn ja, dann geht es Ihnen wie fast allen Fach- und Führungskräften, denn hierbei handelt es sich um eine klassische "Zeitfalle", in die viele gerne tappen. Warum "gerne"? Oft ist es geradezu entspannend, nachdem man zum Beispiel stundenlang über einem Projektentwurf grübelte, Briefe einzutüten und zu frankieren. Teilweise fördert dies sogar das Arbeitsklima. Zum Beispiel, wenn Sie als Führungskraft ab und an solche Bagatell-Arbeiten erledigen, um Ihren Mitarbeitern zu signalisieren: "Ich bin mir für solche Aufgaben nicht zu schade." Problematisch wird das Nicht-Delegieren aber, wenn Sie deshalb Ihre wirklich wichtigen Aufgaben nicht erledigen und abends das Gefühl haben: "Den ganzen Tag war ich beschäftigt, doch zu meinen eigentlichen Aufgaben kam ich nicht."
Vielen Fach- und Führungskräften fällt es schwer, zu entscheiden: Welche Aufgaben soll und kann ich an Kollegen, Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegieren? Dies hängt von deren Qualifikation und der Art der Aufgaben ab.
Um diese klassifizieren zu können, sollten Sie zunächst zwischen "wichtigen" und "dringlichen" Aufgaben unterscheiden. Dringlich sind alle Aufgaben, hinter denen ein Termin steht; die Aussage "wichtig" hingegen bezieht sich auf den Inhalt der Arbeit. Hieraus abgeleitet können Sie dann vier Arten von Aufgaben unterscheiden:
- A-Aufgaben (wichtig und dringlich):
Hierzu zählen alle Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich, die für die Zukunft des Unternehmens wichtig sind und hinter denen ein Termin steht. Sie dürfen nicht auf die lange Bank geschoben werden, zudem müssen sie von Ihnen, sofern Sie die nötige Kompetenz und/oder Entscheidungsgewalt haben, selbst erledigt werden.
- B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringlich):
Hierzu zählen alle Aufgaben, die zwar wichtig sind, hinter denen aber kein Termin steht. Auch diese Aufgaben müssen Sie, sofern sie in Ihren Arbeitsbereich fallen, selbst erledigen, wenn auch nicht unbedingt heute oder morgen.
- C-Aufgaben (nicht wichtig, aber dringlich)
Dies sind die klassischen Aufgaben zum Delegieren. Hierzu zählen alle Routinetätigkeiten wie Unterlagen kopieren, die Standard-Geschäftskorrespondenz erledigen. Kurz: Alle Aufgaben, die auch eine andere Person ebenso gut wie Sie (oder eventuell sogar besser) erledigen kann.
- D-Aufgaben (nicht wichtig und nicht dringlich)
Diese Aufgaben können Sie in der Regel dem Papierkorb anvertrauen. Auf diese sollten weder Sie noch Kollegen noch externe Dienstleister Zeit verwenden.
Wenn Sie, basierend auf dieser Analyse der Aufgaben Ihren Tagesplan erstellen, sollten Sie jedoch zwei Dinge beachten:
- Ein großer Teil unseres Arbeitsdrucks entsteht oft dadurch, dass wir B-Aufgaben so lange vor uns herschieben, bis sie plötzlich dringlich sind.
- Viele B-Aufgaben sind nie dringlich, obwohl sie wichtig und für den künftigen Erfolg mit entscheidend sind. So ist es zum Beispiel dringlich, dass Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Bereich effektiver gestalten. Wenn Sie es aber nicht tun, ist Ihr Unternehmen irgendwann nicht mehr konkurrenzfähig. Ebenso ist es mit Ihrer Weiterbildung. Auch sie ist nie dringlich. Wenn Sie sich aber nicht weiterbilden, wird Ihre Arbeitskraft irgendwann nicht mehr gebraucht.
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