Chef-Checkliste Mitarbeiterführung

Hans-Jürgen Kratz

Chef-Checkliste Mitarbeiterführung
15,50 €
ISBN 3-89623-160-X
Metropolitan Verlag

Mitarbeiterbesprechungen leiten

Mitarbeiterbesprechungen dienen der

Information (Austausch von Informationen und Meinungen)
Schlichtung/Koordination (verschiedene Meinungen schlichten und auf einen gemeinsamen Nenner bringen)
Problemlösung (Probleme optimal bewältigen)
Entscheidungsvorbereitung (eine bestimmte Angelegenheit so oder so entscheiden müssen)

Mangelt es an einer guten Vorbereitung, Durchführung und Auswertung, begegnen uns immer wieder drei Vorwürfe: Ergebnislosigkeit, Langeweile und Zeitverlust. Bevor Teilnehmer zu dem Schluss gelangen "Die Besprechung kam mir länger vor als der letzte Winter", sollten Sie angesichts erheblicher Personalkosten zunächst das Erfordernis einer Mitarbeiterbesprechung prüfen.

Checkliste 45

Wann eine Besprechung erforderlich ist

Lässt sich die Angelegenheit durch Einzelgespräche oder schriftliche Kommunikation wirkungsvoller, zeitsparender und kostengünstiger erreichen?
Sind die Themen für eine Mitarbeiterbesprechung geeignet?
Sind auch Änderungen personeller oder technischer Art zu erörtern, an denen die Betroffenen frühzeitig beteiligt werden sollten ("einschwören")?
Liegt eine noch gültige Grundsatzentscheidung der Geschäftsführung vor, von der ausgehend Sie allein entscheiden können?
Handelt es sich um eine Routinebesprechung, die überhaupt noch oder in der gegenwärtigen Zeitfolge erforderlich ist?
Was geschieht, wenn die Mitarbeiterbesprechung ausfällt?

Sind Sie zu dem Schluss gekommen, dass die Vorteile einer Mitarbeiterbesprechung überwiegen, sorgen Sie für eine gründliche Vorbereitung.

Checkliste 46

Mitarbeiterbesprechung vorbereiten

Themen formulieren und gliedern
Um Teilnehmer frühzeitig zu aktivieren, sollte bei der Themenfestlegung die Frageform gewählt, Handlungswörter verwendet und in der Wir-Projektion formuliert werden (z. B.: Wie können wir das Bildungsangebot unseres Instituts ausweiten?).
Stoff zu den Themen sammeln
Studieren Sie zu den Themen das "Basismaterial", und stellen Sie rechtzeitig zusätzliche Informationen zusammen.
Dauer, Beginn und Ende festlegen
Möglichst nicht mehr als eineinhalb bis zwei Stunden vorsehen, weil längere Zusammenkünfte im Regelfall zäh und unproduktiv sind. Besonders empfehlenswert ist der Zeitraum von 9 bis 12 Uhr.
Pausen einplanen
Nach je 45 Minuten Besprechung eine kurze Pause einschieben. Gibt es keine Pausen, genehmigen sich die Teilnehmer kurze inoffizielle Pausen durch Abschalten.
Anzahl der Teilnehmer festlegen
Für einen intensiven Gedankenaustausch sollten fünf bis neun Teilnehmer anwesend sein.
Teilnehmer auswählen
Die Teilnehmer sollten über das erforderliche Sachwissen oder begründbare Meinungen verfügen und zur Teamarbeit bereit sein.
Besprechungsraum bestimmen
Möglichst nicht im Chefzimmer oder unter freiem Himmel, sondern in einem zentral gelegenen Raum, in dem man ungestört (kein Telefon!) ist.
Teilnehmer rechtzeitig einladen
Die Einladung enthält die zu behandelnden Themen, Hinweise auf mitzubringende Unterlagen, Aufforderungen zu bestimmten sachlichen Vorbereitungen sowie Nennung der Teilnehmer, die zu einzelnen Themen Kurzvorträge halten.
Günstige Tisch- und Sitzordnung vorsehen
Es bietet sich ein rechteckiger Tisch an, der weder zu schmal noch zu breit ist. Sitzgelegenheiten möglichst mit Armlehnen, wobei der Abstand 80 bis 100 cm betragen sollte.
Visualisierungsmöglichkeiten frühzeitig bedenken
Durch Einsatz von Visualisierungsmöglichkeiten lassen sich Anschaulichkeit, Gedächtnishaftung und Aufmerksamkeit verstärken ("Ein Bild ist tausend Worte wert!").
Protokollführung klären
Da Besprechungsergebnisse prinzipiell festzuhalten sind, ist zu entscheiden, wer Protokoll führen soll oder ob die Ergebnisse sogleich auf Band gesprochen werden.