Wed Oct 22 00:00:00 CEST 2003, Paderborn

Effizienzsteigerung durch Zeitmanagement

Paderborn, 22. Oktober 2003

Zeitmanagement am Arbeitsplatz ist momentan ein Topthema. Was vorher zwei Mitarbeiter in Ruhe bearbeitet haben, landet mittlerweile häufig auf einem einzigen Schreibtisch. Denn Stellenabbau ist für viele Unternehmen durch die schwierige Wirtschaftslage unumgänglich geworden. Erhalten bleibt die Forderung des Chefs: Die Arbeit muss schnell und gründlich erledigt werden. Firmen legen deshalb viel Wert auf Mitarbeiter mit gutem Zeitmanagement. Die knappen Ressourcen sollen schließlich optimal genutzt werden.
 
Nicht jeder ist ein geborenes Organisationstalent. Viele kennen die Situation: Die Stapel auf dem Schreibtisch des Kollegen sind klein, die Ordnung groß - und am eigenen Arbeitsplatz herrscht Chaos. "Die Erfahrung zeigt, dass viele Mitarbeiter sich schwer damit tun, Aufgaben zu klassifizieren und auch zu delegieren. Es gibt aber einige Tricks, mit denen der hohe Papierberg eine überwindliche Hürde wird", sagt Jobware-Expertin Silke Esser.

    * Die Themenplanung, also die To-do-Liste, für den nächsten Tag bereits am Vorabend fertigstellen. Nicht jede Minute einzeln verplanen, besser den Tag in größere Zeiteinheiten gliedern. Für unvorhergesehene Dinge einen extra Spielraum einplanen.
    * Die Aufgaben in Prioritätsstufen einteilen. Ein Klebezettel mit einem "A" an der Akte bedeutet zum Beispiel "hohe Priorität". Niedrige Prioritäten wie "D" nur selten vergeben. Die wichtigen Aufgaben wirklich zuerst erledigen.
    * Komplexe Aufgaben mit Mind-Mapping (Kreativmethode, bei der Themen durch Texte, Bilder oder Diagramme aufbereitet werden) visualisieren und verdeutlichen. Die Hauptaufgabe des Tages steht in der Mitte des Blattes. Von dort aus geht jeweils eine Linie zu den kleineren Aufgaben. Ergebnis ist eine geordnete Übersicht, vergleichbar mit einer Landkarte.
    * Aufgaben delegieren: Nur diejenigen, die auch abgeben können und auch ihren Kollegen Fähigkeiten zutrauen, kommen mit ihrer eigenen Arbeit weiter. Immer fragen: Welche Aufgaben kann ich an meine Kollegen weitergeben? Welcher Mitarbeiter ist für was besonders geeignet? Danach auf die eigenen Hauptaufgaben konzentrieren.
    * Das ständig klingelnde Telefon gehört zu den Störfaktoren, die nicht komplett wegfallen, aber reduziert werden können. Hilfe bringt die Organisation von "stillen Stunden": Der Kollege übernimmt morgens für zwei Stunden Ihr Telefon. Sie nehmen Mittags seine Telefonate entgegen. Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern sind am besten dann zu erledigen, wenn sich die Störungen erfahrungsgemäß in Grenzen halten. Das kann morgens früh der Fall sein, aber auch am späten Nachmittag, wenn für viele Arbeitnehmer bereits der Feierabend naht.

Mehr Informationen und nützliche Tipps zum Thema Zeitmanagement und rund um Jobs & Bewerbung erhalten Sie unter www.jobware.de.