Zeitmanagement: Schluss mit der eisernen Disziplin

Sie planen das eine und tun tatsächlich etwas völlig anderes? Ärgern Sie sich nicht! Zeitmanagement geht täglich und überall schief. Da helfen weder Pareto noch Eisenhower, sondern nur ein Wechsel der Perspektive.

Niemand spricht gern darüber - aber viele Manager sind schlechte Zeitmanager. Die einen betreiben Alibi-Planung: Sie nehmen sich das eine vor und tun tatsächlich etwas anderes. Die anderen leiden unter Aufschieberitis: Sie haben einen perfekten Plan, schieben die Umsetzung aber vor sich her. Wieder andere fallen dem inneren Schweinehund zum Opfer: Mitten in der Umsetzung brechen sie ihr Vorhaben plötzlich ab. "Die meisten Menschen sagen, ihr Hauptfehler sei ein Mangel an Disziplin", schreibt der US-amerikanische Zeitmanagement-Experte Stephen R. Covey. Er hält diese Einschätzung für falsch.

Das Grundproblem liegt ihm zufolge nicht beim Menschen, sondern beim Management. Bei einem Zeitmanagement, das auf Effizienz ausgerichtet, aber nicht wirklich effektiv ist. Laut Covey hat sich dieses in vier Stufen entwickelt: Zuerst legten Manager Checklisten an, um alle Aufgaben vollständig zu erfassen. Dann arbeiteten sie mit Kalendern, um Aufgaben abzuarbeiten und zugleich vorausschauend zu planen. Drittens kam die Vorstellung dazu, Aufgaben nach Werten zu ordnen. Je mehr eine Aufgabe dazu beiträgt, ein zuvor festgelegtes Ziel zu erreichen, desto höher ihr Wert.

Eigentlich eine gute Idee. Und doch erweist sich auch das auf Prioritäten ausgerichtete Zeitmanagement als kontraproduktiv: Es ignoriert die Lust jedes auch noch so effizienten Managers, "reiche Beziehungen zu entwickeln, menschliche Bedürfnisse zu erfüllen und spontane Momente zu genießen", so Covey. Zweitens fixiert es sich zu sehr auf Anforderungen, die von außen einströmen. Und drittens ist es zu einseitig darauf ausgerichtet, täglich "Krisen und Termindruck zu organisieren".

Covey schlägt deshalb einen Perspektivenwechsel vor: Es geht nicht mehr in erster Linie um das Befolgen von Terminplänen, sondern darum, "Beziehungen zu erhalten und zu vertiefen und Ergebnisse zu erzielen." Im Mittelpunkt stehen nicht mehr dringende äußere Anforderungen, sondern wichtige eigene Ziele. Der Fokus wird geöffnet: Weg vom Chaos des einzelnen Tages, hin zur strategischen Wochenplanung.

"Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen", heißt ein häufig zitierter Satz von Covey. Das funktioniert in drei Schritten: Zuerst verschaffe man sich Klarheit über die verschiedenen Rollen, die man im Leben gleichzeitig spielt. (Etwa: Abteilungsleiter, Qualitätsmanager, Ehemann, Vater, Golfspieler, Kunstsammler, Vorsitzender des Schulelternbeirats.) Dann definiere man Ziele für jede Rolle. Diese breche man herunter zu Einzelaktionen - und trage sie dann in den Kalender ein.

Die Prinzipien dieses "Zeitmanagements der vierten Generation" stellte Covey bereits 1989 in seinem Buch "The Seven Habits of Highly Effective People" vor. Die deutsche Ausgabe erschien 1992. Lothar J. Seiwert, einer der bekanntesten Autoren von Zeitmanagement-Büchern in Deutschland, präsentierte ähnliche Ideen ebenfalls seit den 1980er Jahren. Eigentlich hätte sich effektives Zeitmanagement also längst durchgesetzt haben können. Die Zahl der jährlichen Neuerscheinungen zum Thema (jetzt auch für Frauen, für Schulleiter oder Bauherren) lässt allerdings auf das Gegenteil schließen. Warum?

Erstens: Zeitnot ist kein individuelles Problem, das sich allein mit besserem Selbstmanagement in den Griff bekommen lässt, stellt Dr. Christiane Müller-Wichmann von der Deutschen Gesellschaft für Zeitpolitik in Berlin klar. "Sie ist vielmehr eine Folge der Verdichtung und Intensivierung aller Anforderungen." Bestes Beispiel: Just-in-Time-Management. Je mehr Zeit im Sekundentakt verplant wird, desto komplexer und pannenanfälliger wird der gesamte Prozess. Die operative Hektik steigt. Und, zweitens: Innere Widerstände wie Angst vor Misserfolg - aber auch Angst vor Erfolg - lassen sich auch mit effektivem Zeitmanagement der Generation IV nicht einfach aushebeln. Genau so wenig wie mit eiserner Disziplin.
 
Von Anne Jacoby