Personalakte

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen. Diesbezüglich sind weder die Form noch der Inhalt einer Personalakte gesetzlich vorgeschrieben.

In der Praxis hat sich das Führen einer Personalakte jedoch bewährt, da hier alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen aufbewahrt werden können.

Beispiele:

  • Deckblatt mit Foto
  • Bewerbungsunterlagen
  • Personalfragebogen
  • Unterlagen zur Sozialversicherung
  • Sozialversicherungsausweis
  • Polizeiliches Führungszeugnis
  • Schwerbehindertenausweis
  • Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis
  • Arbeitsvertrag
  • Änderungen oder zusätzliche Vereinbarungen zum Arbeitsvertrag
  • Lohn-/ Gehaltserhöhungen
  • Beförderungen
  • Beurteilungen
  • Personalentwicklungsplanung
  • Zertifikate über Weiterbildungsmaßnahmen
  • Zwischenzeugnisse
  • Ermahnung/ Abmahnungen
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
  • Sonstiger Schriftverkehr

Viele Firmen sind allerdings zwischenzeitlich dazu übergegangen, die Unterlagen mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung zu archivieren (Digitale Personalakte).

Personalakten sind mit äußerster Sorgfalt und absolut vertraulich zu behandeln. Eine Einsichtnahme darf nur dem dafür befugten Personenkreis möglich sein. Dieses ist der direkte Vorgesetzte, der Inhaber bzw. Geschäftsführer des Unternehmens und die mit der Bearbeitung der Personalakte betrauten Mitarbeiter der Personalabteilung.

Ein Duplikat der Personalakte (Zweitakte) darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Arbeitnehmers und ggf. auch des Betriebsrats angelegt werden. Sollte aus organisatorischen Gründen ein Teil aus der Personalakte ausgegliedert werden (z.B. Urlaubs- und Krankheitstage), so ist über den Aufenthaltsort ein Vermerk in der Personalakte zu machen.

Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführte Personalakte Einsicht zu nehmen und Abschriften anzufertigen. Evtl. hat das Unternehmen hierfür sogar spezielle Sprechzeiten eingerichtet. Hierzu kann der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats oder eine sonstige Person seines Vertrauen (z.B. Rechtsanwalt) hinzuziehen. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung darf während dieser Zeit dabei bleiben. Es ist nicht erlaubt, Unterlagen aus der Personalakte zu entfernen. Auch das Anfertigen von Kopien ist umstritten.

Alle Angaben und Unterlagen, die in der Personalakte geführt werden, müssen der Wahrheit entsprechen. Falsche, unberechtigte oder diskriminierende Unterlagen oder Notizen dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen bzw. müssen entfernt werden.

Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass Erklärungen zum Inhalt der Personalakte dieser beigefügt werden. Dieses kann z.B. der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer eine Stellungnahme zu einer erhaltenen Abmahnung abgibt. Bei einer Abmahnung kann außerdem verlangt werden, dass sie nach ca. 2 ½ Jahren, spätestens jedoch nach 5 Jahren, aus der Personalakte entfernt wird, wenn der Arbeitnehmer nicht weiter negativ aufgefallen ist.