Meetings nicht immer sinnvoll

Wer kennt das nicht: Auf dem Tisch türmt sich die Arbeit, doch die meiste Zeit wird in Besprechungen vertrödelt. Überraschend, dass deutsche Unternehmen diesen Unfug eher erkennen als ihre internationale Konkurrenz. Während hierzulande laut einer Studie von Robert Half bereits mehr als die Hälfte sich einen konferenzfreien Wochentag verordnet hat, ist das jenseits unserer Grenzen lediglich bei 28 Prozent der Firmen der Fall.

Freilich steigern Arbeitstage ohne Meeting nicht automatisch die Produktivität, heißt es in der Untersuchung des auf Fach- und Führungskräfte im Finanz- und Rechnungswesen spezialisierten Personaldienstleisters, der über 6.000 Personal- und Finanzmanager in 20 Ländern befragt hat. So bezweifelt immerhin jeder zweite Angestellte jener Firmen, die einen konferenzfreien Tag eingerichtet haben, dass die Chance ungestört zu arbeiten tatsächlich leistungssteigernd wirkt. Dagegen haben nur 39 Prozent eine höhere Produktivität bei sich selbst festgestellt.

Tipps für erfolgreiche Meetings
Damit nicht jeder dritte Finanzexperte der Meinung ist, Meetings seien eher überflüssig, sollten Unternehmen bei der Durchführung von Besprechungen einige wichtige Aspekte berücksichtigen. Zunächst sei eine Begrenzung der Meetingdauer auf 45 Minuten zu empfehlen, wolle man die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer nicht über Gebühr strapazieren. Ebenfalls ratsam sei, eher ein Geschäftsessen als eine Konferenz anzuberaumen. Wird die Tafel aufgehoben, ist die Debatte ebenfalls zu Ende.

Produktiv sind Besprechungen laut Robert Half allein, wenn zuvor alle Teilnehmer um Diskussionsthemen gebeten werden. Reicht niemand einen Vorschlag ein, sollte der Termin erst gar nicht stattfinden. Wird das Meeting wie vorgesehen durchgeführt, sollte pro Agendapunkt ein Zeitraum festgelegt werden, der nicht überschritten werden darf. Äußert sich niemand zu einzelnen Diskussionspunkten, ist gleich der nächste Punkt an der Reihe. Die Aufgabe, nicht diskutierte Themen für den nächsten Termin vorzubereiten, sollte unter den Teilnehmern aufgeteilt werden.

Gründe für Unzufriedenheit
Besprechungen sind ein wahrer Zeitkiller und stiften Unmut. Viele Teilnehmer sehen den wesentlichen Grund unbefriedigend verlaufener Besprechungen bei anderen Teilnehmern. Allein 45 Prozent der befragten Finanzexperten gibt dafür ausufernde Diskussionen an. 42 Prozent kritisieren die ungenügende Vorbereitung ihrer Gesprächspartner. Auch die Abwesenheit wichtiger Ansprechpartner oder unklare Gründe für das Meeting stimmen jeweils 35 Prozent unzufrieden.

Gehäuft Besprechungen anzuberaumen, ohne dass sie wirklich notwendig sind, sollten sich Unternehmen also abgewöhnen. Umgekehrt sollten die wirklich wichtigen Meetings ebenso gut vorbereitet wie moderiert werden.
 
Von Josef Bierbrodt