Meetings effizient planen und einberufen

Eine Besprechung ist im Berufsleben unabdingbar, um innerbetriebliche Probleme oder Sachverhalte zu thematisieren und gemeinsam einen Konsens zu finden. Damit ein Meeting effizient verläuft, sollte ein zeitlicher Rahmen gesetzt werden. Dadurch verläuft die Besprechung zielorientiert und es wird verhindert, dass sich Diskussionen festfahren. Ebenfalls ist es sinnvoll, die Anzahl von Besprechungen möglichst überschaubar zu halten und sein Meeting vor einer Einberufung abzusichern:

- Klären Sie für sich, ob der Termin für alle Mitarbeiter zwingend oder ein Gespräch in einer kleinen Runde zielführender ist.
- Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer, die an dem Meeting teilnehmen sollen, tatsächlich da sind, um alle Aspekte des zu diskutierenden Sachverhaltes zu beleuchten.
- Setzen Sie neben dem zeitlichen auch einen formalen Rahmen, der Sie zu einer optimalen Entscheidungsfindung und einem Ziel führt.

Meeting will geplant sein

Der Zeitaufwand für ein Meeting ist beträchtlich, darum muss großer Wert auf die Produktivität einer Besprechung gelegt werden. Die Pünktlichkeit aller Teilnehmer ist die Grundlage für eine erfolgversprechende Runde und zeugt darüber hinaus auch von Respekt den anderen Teilnehmern gegenüber. Während eines Meetings sollte Protokoll geführt werden, um die wichtigsten Erkenntnisse, Zielvorstellungen und sonstige Daten zusammengefasst für alle Beteiligten bereit zu halten. So können sie sich auch auf das Meeting selbst konzentrieren, ohne durch Mitschreiben von der Thematik abgelenkt zu werden. Darüber hinaus sollte vor einem Meeting stets klar sein, welches Thema an der Tagesordnung steht. Zu einer optimalen Planung gehört darum ein detaillierte Informationsfluss an alle Beteiligten. Beim Planen sollte ebenso beachtet werden, dass Räumlichkeiten und Arbeitsmaterialien wie Flipcharts oder ein Beamer zur Verfügung stehen und die Mitarbeiter rechtzeitig über die Rahmenbedingungen und den Treffpunkt informiert werden. Die effiziente Zielfindung beinhaltet auch eine Nachbesprechung zur weiteren Orientierung.