Kostentreiber im Büro

Eine offene Kultur bringt die Produktivität auf Trab. Wo Mitarbeiter Freiräume erhalten und sich ungehindert austauschen können, steigt ihre Bereitschaft, sich voll fürs Unternehmen einzusetzen. Auch wie Arbeitsräume gestaltet sind, wirkt sich aufs „Commitment“ aus. Zeit für einen Büro-Check.

Ob sich Mitarbeiter wohl fühlen und Leistung zeigen wollen, scheint vielen Betrieben einerlei zu sein. Das Fußvolk erträgt den Büromief, während das Topmanagement im eigenen Fahrstuhl in den edel ausgestatteten Firmenhimmel schwebt. Doch solche Machtinsignien haben ausgedient. Denn jeder BWL-Student lernt: Wo wenig informiert wird und negative Emotionen vorherrschen, rauscht die Produktivität in den Keller.

Barrieren beseitigen
Wenn Leistungsträger zur Konkurrenz überlaufen, liegt es meist an einer miesen „Work-Life-Balance“. Das muss nicht sein, wie zum Beispiel das „Business Concierge“-Konzept zeigt. Damit sich Mitarbeiter auf ihren Job konzentrieren können, organisieren Dienstleister Hol- und Bringdienste, kümmern sich um Fahrzeugpflege und Ticketbuchungen und erinnern an wichtige Termine.
 
Doch die tatsächliche Performance im Office wird von ganz anderen Faktoren beeinflusst, wie das Fraunhofer-Institut ermittelte. Sie zeigen, wie man Leistungsreserven mobilisieren und Büros von Produktivitätsbarrieren entrümpeln kann. Den größten Einfluss haben demnach Motivation und Bürokratie, hingegen sind Unterbrechungen bei der Arbeit wie Telefonate oder fragende Kollegen eher nachrangig zu bewerten. Hinter mangelnder Produktivität im Büro verbergen sich hohe Einsparpotenziale. Von 260 Arbeitstagen pro Jahr, so die Forscher, sind 73 völlig unproduktiv. Sie werden für die interne Bürokratie verplempert.
 
Büros mit Konzept
Wie sehr allein die Bürogestaltung sich auf die Leistungsbereitschaft von Mitarbeitern auswirkt, hat Franklin Becker, Professor der Cornell University in New York, untersucht. „Büros“, sagt er, „regen uns kaum auf, sie langweilen uns.“ Erfolgreiche Manager erkennt man gemeinhin an Größe und Kosten ihres möglichst abschließbaren Büros. Einen New Yorker Finanzdienstleister kostete es immerhin 50 Millionen Dollar pro Jahr, Büros für Führungskräfte immer wieder an ihren individuellen Geschmack anzupassen.
 
Es geht auch anders. Moderne Bürokonzepte sind funktional, nicht von Hierarchie bestimmt; nach kulturellen Faktoren konzipiert statt nach Kosten. Am wichtigsten ist offene Kommunikation. Gespräche, für die man zuvor teuer gestaltete Konferenzräume aufsuchte, finden nunmehr auf den Fluren statt. Das rechnet sich laut Becker. So sinken Kosten für die Bindung der Mitarbeiter auf ein Sechstel.
 
Vorreiter der neuen Bürokonzepte sind skandinavische Firmen. Becker zufolge hätten sie die Produktivität ihrer Mitarbeiter deutlich erhöht. „Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern zwar sagen, was sie von ihnen erwarten und wann“, sagt Becker. „Dazu müssen sie ihnen aber viele Angebote unterbreiten, wie sie ihre Leistung erbringen.“ So wird aus einst trostlosen Fluchten künftig ein Ort, wo man arbeitet, ins Café geht, einen Trainingskurs oder ein Museum besucht und sich nach getaner Arbeit gleich von ihr erholt.
 
Von Josef Bierbrodt