Kampf dem Freizeitkiller E-Mail

Mehr Zeit für Freunde, Spaziergänge oder das schmerzlich vermisste Salsa-Tanzen, das wünschen sich viele Führungskräfte, die unter der Arbeitsverdichtung leiden. Oft ist der Blackberry mitverantwortlich, er verschärft den Stress, statt ihn zu lindern. Ein neues Buch verspricht Abhilfe.

Wenn weniger Beschäftigte mehr leisten müssen, sind oft die mobilen Werkzeuge im Spiel. Sie erlauben dem Nutzer, jederzeit zu wissen, was im Betrieb läuft. Oft sind sie die digitale Nabelschnur, auf die vor allem die Führungskraft nicht verzichten kann. Aber sie machen auch krank. Manche User können nicht davon loskommen und müssen sogar am Wochenende vor dem Einschlafen noch ihre Mails checken.

Sich die digitalen Vorzüge zu Nutze machen
Vor allem digitale Nachrichten rauben kostbare Zeit, die eigentlich in die Erholung vom Jobstress investiert werden sollte. Laut einer Untersuchung des Personaldienstleisters Robert Half sind Finanzexperten besonders betroffen. Ihr berufliches Engagement endet selbst nach Feierabend oder an Wochenenden nicht. Etwa jeder dritte Befragte kann der Versuchung nicht widerstehen, auf dem Gerät im Westentaschenformat die neuesten Nachrichten abzurufen und sofort zu beantworten. Jeder vierte Finanzexperte ist täglich bis zu 120 Minuten in seiner Freizeit online.

Großen Anteil an dieser Entwicklung, dass E-Mail immer mehr zum Freizeitkiller für Fach- und Führungskräfte wird, hat der Blackberry. Viele professionelle Nutzer können einfach nicht von ihm lassen, ein Trend, der schon zig Ehen in den Ruin getrieben hat. Zwar wissen die User ziemlich gut, für welche Funktionen sie das hochgetunte Handy verwenden können. Doch wie sie mit dem Zeitbudget vernünftig umgehen, ist ihnen oft nicht geläufig.

Abhilfe verspricht nun ein Ratgeber der Autoren Lothar Seiwert und Holger Wöltje. In ihrem Buch "30 Minuten Zeitmanagement mit Blackberry" zeigen sie unterhaltsam, wie man mit wenigen Tastenkombinationen kostbare Zeit sparen und sich besser organisieren kann. Viel sei zum Beispiel schon erreicht, würden Blackberry und PC nur richtig synchronisiert, schreiben die Autoren. Hat man erst einige Filter aktiviert, wird die E-Mail-Flut bereits gehörig eingedämmt. Oder die Sekretärin wird zur Nahtstelle. Sie allein kennt die Blackberry-Adresse des Chefs und leitet ihm nur jene Mails weiter, die wirklich wichtig sind.

Aufgabenflut in den Griff kriegen
Ein weiterer Hinweis betrifft eine weitgehend unterschätzte Ursache für den digitalen Freizeitkoller: die Betreffzeile. Maximal sieben Wörter sind in der Betreffzeile des Blackberry zu lesen, also sollte darin möglichst viel zu Thema, Kunde oder Termin verpackt sein. Will man zwei Themen kommunizieren, sollte man auch zwei gesonderte Mails versenden. Wer solche Tipps ignoriert, darf sich nicht wundern, wenn er das digitale Chaos statt zu bändigen eher verstärkt.

Leistungsträger können die unüberschaubar anschwellende Aufgabenflut besser bewältigen und endlich mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen - wenn sie sich nur die Ratschläge der Autoren zu Herzen nehmen. Zum Beispiel bei der Koordination von Kundengesprächen und Meetings. Es lohnt sich, den Blackberry gemäß den Empfehlungen des Autorenduos auch als elektronischen Planer zu nutzen - sonst sind Termine schneller vorbei als eingetragen.
 
Von Winfried Gertz