Einarbeitungsplan

Nachdem ein geeigneter Bewerber für eine ausgeschriebene Stelle gefunden wurde, ist es notwendig, einen systematischen Einarbeitungsplan zu erstellen. Denn auch wenn der Bewerber noch so gut qualifiziert ist, so dauert es doch mehrere Wochen, bis der neue Mitarbeiter seine volle von ihm erwartete Leistung erbringen kann.

Um ihn den Start im neuen Unternehmen zu erleichtern, ist es sinnvoll ihn durch eine qualifizierte Einarbeitung zu unterstützen.

Im Einarbeitungsplan, der in Form einer Checkliste aufgebaut sein kann, sollte genau festgelegt sein, was der Mitarbeiter explizit können und wissen muss, um sein Aufgabengebiet optimal bewältigen zu können. Ebenso sollten Angaben gemacht werden, wann und von wem das Wissen vermittelt wird.

Beispiel für den Inhalt eines Einarbeitungsplans

Inhaltsverzeichnis

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Kopfzeile

  • Name des neuen Mitarbeiters
  • Abteilung
  • Position
  • Name des für die Einarbeitung zuständigen Ansprechpartners („Einarbeitungspate“)
  • Dauer der Einarbeitung

Vorbereitung für den 1. Arbeitstag

  • Ist der Arbeitsplatz vollständig ausgestattet (Stifte, Radiergummi, Anspitzer, Hefter, Locher, Büroklammern, Zettel, Telefonliste etc.)?
  • Ist das Telefon für den neuen Mitarbeiter freigeschaltet, hat er eine eigene Nummer und ist der Name schon im Display gespeichert?
  • Hängt der Name an der Bürotür?
  • Hat der Mitarbeiter seine Zugangsberechtigungen?
  • Liegen benötigte Schlüssel bereit?
  • Ist der Mitarbeiterausweis erstellt?
  • Ist der PC mit den benötigten Programmen installiert?
  • Sind die Passwörter für den PC eingerichtet?
  • Wer nimmt den Mitarbeiter am 1. Tag in Empfang?
  • Wie gestaltet sich der 1. Arbeitstag?
  • Steht ein Willkommens-Blumenstrauß auf dem Schreibtisch?

Den Arbeitsplatz betreffend

  • Zu erlernende Tätigkeiten und Namen der einweisenden Mitarbeiter
  • Einsatz in anderen Abteilungen mit Nennung von Ansprechpartnern
  • Besuch von Seminaren/ PC-Schulungen

Das Unternehmen betreffend

  • Unternehmensbesichtigung am 1. Arbeitstag
  • Wo bekomme ich Büromaterial?
  • Erklärung der Telefonanlage
  • Wie funktioniert der Kopierer?
  • Unterschriftenregelungen
  • Urlaubsregelungen
  • Betriebsvereinbarungen
  • Pausenregelung
  • Zeiterfassung

Im Einarbeitungsplan sollte berücksichtigt werden, welche Dinge bereits am 1. Arbeitstag von Bedeutung sind, welche allerdings auch nach einem Monat noch vermittelt werden können (Prioritäten festlegen).

Jeder abgearbeitete Punkt sollte sowohl vom Mitarbeiter als auch vom einweisenden Mitarbeiter mit Datumsangabe unterschrieben werden.

Wichtig ist aber auch, dass während der Einarbeitungsphase regelmäßige Treffen zwischen dem neu eingestellten Mitarbeiter und dem Vorgesetzten stattfinden, damit sich der Vorgesetzte über den Stand der Einarbeitung informieren kann (Zeitpunkt z.B. nach 4 Wochen, nach 3 Monaten und ca. 4 Wochen vor Ablauf der Probezeit). Der Vorgesetzte erfährt so, welche Erfahrungen der Mitarbeiter bis dato hat sammeln können. So kann schon frühzeitig erkannt werden, wo der Mitarbeiter ggf. noch Defizite hat oder von sich aus noch eine intensivere Einarbeitung benötigt. Der Mitarbeiter bekommt nicht nur eine Rückmeldung auf seine Arbeitsqualität, sondern auch auf sein Sozialverhalten.

Die Feedback-Gespräche sollten schriftlich festgehalten und von beiden Seiten dokumentiert werden. Ggf. können auch neue Ziele festgelegt werden.

Werden in regelmäßigen Abständen diese Feedback-Gespräche geführt, hat der neue Mitarbeiter die Möglichkeit sein Verhalten zu verändern und somit die Probezeit erfolgreich zu bestehen.

Vorteile eines Einarbeitungsplans

  • Start im Unternehmen wird dem Mitarbeiter erleichtert
  • Das Risiko, die Probezeit nicht zu schaffen, und somit das Arbeitsverhältnis vorzeitig zu beenden wird deutlich verringert
  • Kosten durch Fehlbesetzungen werden minimiert
  • Mitarbeiter wird schnell ins Unternehmen integriert
  • Hohe Identifikation mit dem Unternehmen
  • Aufbau eines sozialen Netzwerkes
  • Gesamtzusammenhänge werden erkannt