Das Chaos beherrschen

Wer auf seinen Schreibtisch ständig Chaos verursacht, braucht sich nicht zu wundern, wenn er bei Kollegen und Vorgesetzten einen schlechten Stand hat. Zuviel Durcheinander kann sogar die Karriere blockieren.

"Der Schreibtisch ist für jeden Mitarbeiter eine Art Visitenkarte", sagt Rositta Beck-Rappen, Expertin für Büroorganisation. Sie eilt zur Hilfe, wenn einem im Büro das Chaos über den Kopf wächst. Unbeschriftete Ordner, Papierberge, die schon zum Nachbartisch überquellen, Regale, in die wahllos Bücher und Unterlagen hineingestopft werden ... . Wer an seinem Arbeitsplatz ein zu großes Durcheinander verursacht, macht bei Kollegen und Vorgesetzten nicht gerade einen guten Eindruck. "Menschen, die keine Ordnung halten, vermitteln anderen, dass sie wahrscheinlich auch bei beruflichen Aufgaben nicht gerade strukturiert vorgehen", erklärt die Ordnungsexpertin.

Wer in einem Einzelbüro sitzt, stört zumindest niemanden mit seinem überbordenden Schreibtisch. Schwieriger wird es, wenn ein Arbeitsplatz von mehreren Kollegen genutzt wird - weil man zum Beispiel einen Teilzeitjob hat oder sich die Aufgaben mit jemand anderem teilt. "In diesen Fällen muss erst recht eine klare Ordnung herrschen - schließlich will keiner erst anfangen aufzuräumen oder zu suchen, bevor er mit der Arbeit beginnt", betont Rositta Beck-Rappen. Eine gute Struktur und eine vernünftige Ablage schonen die Nerven aller Beteiligten und sparen Zeit, die sonst fürs Suchen draufginge. Darüber hinaus lädt ein überhäufter Schreibtisch nicht gerade zum effektiven Arbeiten ein. "Erst wer gelernt hat, unnötige Dinge wegzuräumen, kann auch bei seinen Aufgaben Prioritäten setzen", betont die Trainerin. Die Erfahrung zeige: "Man kann sich schlecht mit einer neuen Sache beschäftigen, wenn das Erledigte noch auf dem Tisch liegt."

Es empfiehlt sich also, von Beginn an ein vernünftiges Ordnungssystem für seinen Arbeitsplatz zu erstellen und sich dann auch konsequent daran zu halten. Denn schneller als man denkt kann ein Büro wieder im Chaos versinken. Das Grundprinzip lautet daher: Auf dem Schreibtisch liegen immer nur genau die Dinge, mit denen man sich momentan beschäftigt. Utensilien, die man ständig braucht - Stifte, einen Schreibblock, aktuelle Ordner - befinden sich in Greifnähe. Nach Telefon, Terminkalender, Ablagekörben und Ähnlichem, das nur hin und wieder genutzt wird, darf man sich schon strecken. Und aufstehen sollte man für Fachliteratur, Wiedervorlage-Ordner und anderen Dingen, die nur hin und wieder zum Einsatz kommen und die idealerweise im Regal stehen.

Rositta Beck-Rappen rät darüber hinaus, mit Farben zu arbeiten. "So erkennt jeder auf den ersten Blick, in welche Kategorie der Ordner oder die Ablagemappe gehört und was dort abgelegt wird." Der weitere Vorteil von Farben oder Symbolen gegenüber Wörtern oder Abkürzungen: "Das Gehirn erfasst Farben schneller, als es lesen kann." Rubriken zu visualisieren sei daher besser, als sie zu beschreiben. "Jägern und Sammlern" empfiehlt sie, regelmäßig alles wegzuwerfen, was nicht mehr benötigt wird. "Überlegen Sie bei jeder Sache, die auf Ihrem Schreibtisch landet, was Sie damit tun wollen - und zwar sofort", so die Aufräum-Spezialistin. Im Prinzip gebe es nur vier Möglichkeiten: Was in nächster Zukunft nicht gebraucht wird, wird sofort weggeworfen. Informationen, die gespeichert oder archiviert werden müssen, sollten direkt in den richtigen Ordnern landen. Sind die Informationen für einen Kollegen sinnvoll, werden sie weitergeleitet. Dinge, die man selbst bearbeiten muss, werden mit einem Handlungsvermerk in einem Wiedervorlageordner abgelegt.

Wer auf diese Art und Weise den Überblick behält und Vorgesetzten und Kollegen mit einem Griff die gefragten Unterlagen reichen kann, macht den Eindruck einer gut strukturierten Person. Und Mitarbeitern, die ihren Arbeitsplatz im Griff haben, traut man sicherlich noch ganz andere Aufgaben zu - während der Chaos-Kollege eher in der Schublade "unorganisiert und unzuverlässig" landen wird. Keine gute Voraussetzung, um schnell Karriere zu machen ... .
 
Von Sabine Olschner