Absage schreiben - mit Blick auf den Bewerber

Schlechte Absageschreiben an Bewerber können den Ruf eines Unternehmens dauerhaft schädigen. Umgekehrt können Unternehmen mit einem authentischen Brief gute Bewerber auch für die Zukunft an sie binden. Lesen Sie über Fallstricke, die Sie im Absageschreiben unbedingt vermeiden sollten, und lernen Sie positive Beispiele kennen.

"Aufgrund der besonderen Verantwortung gegenüber unseren derzeitigen Beschäftigten haben wir uns dazu entschlossen, die Stelle intern zu besetzen. Ihre Bewerbung ist dennoch unverändert für uns interessant, zurzeit prüfen wir weitere Einsatzmöglichkeiten für Sie", schreibt die Continental AG an Bewerber, die sie nicht einstellen kann. Mit diesem Absageschreiben gewann das Unternehmen den Kienbaum Communications Award "Die besten Absageschreiben an Bewerber". Nach Meinung der Jury ist diese Offenheit bezüglich der aktuellen Turbulenzen rund um den Automobilzulieferer ein Paradebeispiel für ein "im Inhalt sehr authentisches, in der Sprache klar und untheatralisches Absageschreiben". Platz zwei ging an die TNT Express GmbH für eine individuelle Bewerberansprache. Auf Platz drei wählte die Jury die Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH, die den Blick des Bewerbers in die Zukunft lenkt. "Das muss jedoch nicht das letzte Wort sein", heißt es in diesem Absageschreiben.

Das Buch „Die besten Absageschreiben an Bewerber” (2014) von Jobware und Kienbaum ist zum Preis von 34,90 Euro ab sofort erhältlich. Weitere Informationen finden Sie hier.

Absage mit persönlichem Ton
In der Sonderkategorie für das beste Absageschreiben an Bewerber für einen Ausbildungsplatz ging der Preis an die Volksbank Oberberg eG. Das Unternehmen gibt konkrete Tipps und Hinweise, an welchen Voraussetzungen es noch fehlt und wie die Bewerber diese erwerben können. Den zweiten Platz errang die Otto Quast Bauunternehmen GmbH & Co. KG, die ganz offen mit der schlechten Nachricht umgeht: "An der Größe des Umschlags haben Sie längst bemerkt, dass dieser Brief nichts Gutes enthält. Leider müssen wir Ihnen mit dieser Absage eine Enttäuschung bereiten, denn in unserem Auswahlverfahren sind Sie nicht in die nächste Runde gekommen." Auf den dritten Platz kam die Deutsche Bank AG, die den Bewerbern ein konkretes Feedback zu ihrem Profil gibt.

Ob für Azubis oder ältere Bewerber - die prämierten Absageschreiben haben eine Gemeinsamkeit: Sie schaffen eine Atmosphäre und treffen einen persönlichen Ton. "Nach meinem Eindruck haben viele Unternehmen den Menschen aus dem Blick verloren", sagt Thomas Kleb, Geschäftsführer von Kienbaum Communications. Wie wichtig eine persönliche Ansprache der Bewerber sei, zeige sich im Kontext der demografischen Entwicklung. "Für die Unternehmen wird es immer schwieriger, Fragen zu beantworten, wie: Warum sollen sich gute Leute gerade bei ihnen bewerben? Und wie werden diese an Bord gehalten? Nicht zufällig haben Themen wie Personalmarketing und Employer Branding in den vergangenen Jahren einen deutlichen Nachfragezuwachs verzeichnet", so Kleb. Aber auch die direkte Kommunikation zu den Mitarbeitern und Bewerbern sei wichtig. Der richtige Weg laut Thomas Kleb liegt im authentischen Umgang mit Mitarbeitern und Bewerbern.

Sieben Fallgruben in Absageschreiben
Am besten wäre sicherlich ein individueller Brief, der auf den jeweiligen Bewerber persönlich eingeht. Das ist aber rein vom Aufwand her nicht zu bewältigen. "In einigen Konzernen ist eine fünf- oder sechsstellige Anzahl an Bewerbungen pro Jahr die Regel", weiß Dr. Manfred Böcker, Kommunikationsberater und Inhaber der Agentur "Personal & Text". "Das bedeutet auch: Große Unternehmen verschicken Jahr für Jahr eine fünf- oder sechsstellige Anzahl von Absageschreiben." Auch im Mittelstand werde jährlich eine hohe Zahl an Absageschreiben verschickt. Dazu Dr. Manfred Böcker: "Es lohnt sich also, dieser wichtigen Bruchstelle der Konsistenz in der Arbeitgeberkommunikation ebenso viel Aufmerksamkeit zu widmen wie zum Beispiel den Texten in Imageanzeigen." Deshalb hat der Experte Hinweise erarbeitet, wie Arbeitgeber Fallgruben in Absageschreiben vermeiden können:

  1. Mangelnde Sorgfalt: Jedes Absageschreiben ist eine Publikation. Entsprechend sorgfältig müssen Sie mit Stil, Grammatik und Orthografie umgehen. Zu dieser Sorgfalt gehört auch die Prozessseite: Unternehmen sollten jede, aber auch wirklich jede Bewerbung möglichst zeitnah beantworten.
  2. Reine Prozess-Perspektive: Betrachten Sie das Absageschreiben nicht ausschließlich unter dem Aspekt eines möglichst effizienten Recruitingprozesses. Jedes Absageschreiben trifft jenseits dieser Funktion eine Aussage über den Arbeitgeber-Absender und gehört somit zu den für das Employer Branding relevanten Kommunikationsformen. Auch im Absageschreiben muss das Unternehmen halten, was die Arbeitgebermarke verspricht.
  3. Falscher werblicher Ton: Trotz des in Punkt 2 Gesagten ist ein Absageschreiben keine Imageanzeige. Für die Bewerber bedeutet eine Absage in vielen Fällen eine herbe Enttäuschung. Kopieren Sie also keine Versatzstücke aus Ihrer Imagebroschüre in das Formschreiben. Offen sind abgelehnte Kandidaten hingegen für eine in der Aussage klaren, aber im Ton freundlichen und verbindlichen Stil.
  4. Feigheit vor dem entscheidenden Satz: Für Absageschreiben gilt Ähnliches wie für Trennungsgespräche: Die wichtigste Botschaft muss gleich zu Anfang fallen. Im Schreiben nach dem Dank für die Bewerbung - oder für das Vorstellungsgespräch.
  5. AGG: Auch Absageschreiben sind anfällig dafür, unfreiwillig Indizien zu liefern, auf die Kandidaten eine AGG-Klage aufbauen können. Das betrifft vor allem die Begründung einer Absage. Die meisten Juristen empfehlen daher, im Absageschreiben nicht näher auf die Gründe für die Absage einzugehen. Falls Sie darauf nicht verzichten möchten: Keine gute Lösung ist es, auf vermeintlich "politisch korrekte", aber sprachlich unsinnige Formulierungen zu setzen. Beispiel: "Dieses Mal haben wir uns für eine andere Bewerberin/einen anderen Bewerber entschieden."
  6. Hyperpositive Schlussformel: Gute Wünsche für die berufliche Zukunft gehören zu einem professionellen Absageschreiben. Besonders bei Azubi-Bewerbungen sollten sich Unternehmen damit große Mühe geben. Sätze wie "aufgrund Ihrer hervorragenden Qualifikation werden Sie sicherlich bald einen geeigneten Ausbildungsplatz finden" sollten Unternehmen nur dann einsetzen, wenn das stimmt. Es gibt Bewerber, die nicht gerade hervorragend qualifiziert sind - und das auch wissen. Auf sie wirkt das vermeintlich freundliche Lob zynisch.
  7. Fehlende Talentmanagement-Perspektive: Schicken Sie Bewerbern, die sie aktuell nicht einstellen können, die aber prima zum Unternehmen passen würden, keine Absage, sondern ein so genanntes "Eisschreiben" und nehmen Sie sie in einen Talentpool auf. Wenn die Konjunktur wieder anzieht, werden Sie solche Kontakte händeringend - und vermutlich vergeblich - suchen.
     

Von Christiane Siemann