Abenteuer Projektmanagement

Um die Projektarbeit steht es nicht zum Besten. Hier steckt der Teufel im Detail, dort wird der erwünschte Projekterfolg schon in der Planungsphase leichtfertig aufs Spiel gesetzt. Wer ein paar Regeln beherzigt, ist fast auf der sicheren Seite.

Die Wirtschaftswelt verändert sich in atemberaubendem Tempo. Firmen wollen mit ihren Produkten schneller als die Konkurrenz auf dem Markt sein und delegieren deshalb ihre kniffligsten Aufgaben an Teams, die vorübergehend aus unterschiedlichsten Quellen zusammengeschweißt werden. Doch Projektarbeit ist mit einem großen Makel verknüpft - viel zu viele Projekte scheitern.

Das kann Sabine Niodusch nur bestätigen. Die Hamburger Informatikerin ist Expertin für Projektmanagement und wird oft von Firmen gerufen, deren Projekte bereits ins Trudeln geraten sind. Vielfach ist Niodusch mit risikobehafteten Projekten konfrontiert, die das Team "mal eben wuppen" sollte. Andere Betriebe, denen das Wasser bis zum Hals steht, versuchen mit Projekten zu retten, was nicht mehr zu retten ist. "Kein Wunder, dass solche Initiativen im Sande verlaufen", sagt Niodusch.
Beim Projektmanagement liegt einiges im Argen, diese Kritik müssen sich nicht nur deutsche Unternehmen gefallen lassen. Lediglich 30 Prozent aller Projekte sind erfolgreich zu nennen, wie das Wirtschaftsmagazin "The Economist" in einer internationalen Studie ermittelte. 90 Prozent dauern länger als geplant, jedes Zweite strapaziert das Budget und jedes dritte Projekt wird abgebrochen. Manfred Gröger, Wirtschaftsprofessor von der Fachhochschule München, spricht vom "Abenteuer Wertvernichtung". Neun von zehn Projekten, kalkuliert der Experte, würden Werte zerstören statt sie zu schaffen oder gar zu steigern.

Ist der Schlamassel nun vorprogrammiert? Diesen Schluss lässt die Liste aus regelmäßig begangenen Fehlern durchaus zu. Zum Beispiel ufern Projekte zur "eierlegenden Wollmilchsau" aus, weil zuvor nicht klar zwischen Muss- und Kann-Zielen unterschieden wird. Auch die "Blauäugigkeitsfalle" hat es in sich. Firmen gehen zu optimistisch ans Projekt heran, mit der Folge, dass Zeitplanung wie Kostenschätzung völlig unrealistischen Erwartungen folgen. Andere wiederum vertrödeln kostbare Zeit. Entscheidungen werden nicht getroffen, weil Entscheidungsabläufe nicht definiert sind und für Notfälle kein Vertreter nominiert wurde.

Wertvolle Hilfe bieten Tools. Solche Softwareprogramme erleichtern die Planung und Organisation von Projekten und helfen auch, im Chaos den Überblick zu bewahren. Der denkbar schlechteste Weg jedoch ist, Werkzeugen erst dann zu vertrauen, wenn bereits Probleme aufgetreten sind. Man verlässt sich auf Aussagen der Hersteller und verzichtet auf eine Pilotphase. Das kann nur schief gehen. Vor allem kleinen Firmen, die ihr Budget nicht strapazieren wollen, empfiehlt Niodusch das Allerweltswerkzeug Excel. Auch ohne Softwareprogramm könne man sich behelfen. "Nichts spricht gegen ein Whiteboard oder die gute alte Stecktafel."

Doch die Technik entscheidet kaum, ob ein Projekt erfolgreich ist, ebenso wenig die Komplexität. Dreh- und Angelpunkt ist die Verständigung zwischen Projektleiter und seinen Teammitgliedern. Je nachdem, ob sie sich im Weg stehen oder an einem Strang ziehen, entscheidet sich auch der Projekterfolg. Dabei muss der Projektleiter schon aus besonderem Holz geschnitzt sein. Kein Tag vergeht, ohne dass Sonderwünsche auf den Tisch kommen oder am Erfolg des Projektes gezweifelt wird.

Wahr ist auch: Kaum jemand wird schneller gefeuert als ein Projektmanager. Er muss sich herumplagen mit Quertreibern, Saboteuren und Selbstdarstellern - wie Menschen nun einmal sind. In Projekten treten solche Charaktere besonders hervor. Deshalb braucht der Projektleiter außer fachlichem Können vor allem eine hohe Sozialkompetenz. Sollte die Situation jedoch zu verfahren sein, gibt es laut Niodusch nur noch einen Rat: "Stecker raus und alles noch mal von vorn."
 
Von Winfried Gertz